Zásady zpracování a ochrany osobních údajů

Pokud jste naším zákazníkem (dále též subjekt údajů), svěřujete nám své osobní údaje. My, jako poskytovatel služeb (dále též správce údajů) zodpovídáme za jejich ochranu a zabezpečení. Seznamte se, prosím, s ochranou osobních údajů, zásadami a právy, které máte v této souvislosti.

Správce údajů

SM-DATA, a.s., Hybernská 1009/24, 110 00 Praha 1, IČ: 277 54 600 (dále jen SM-DATA) je pro účely zpracování osobních údajů správcem údajů, který stanovil účel a prostředky zpracování. V roli správce údajů zpracovává osobní údaje subjektu údajů v rámci všech svých hlavních činností při poskytování při poskytování služeb vedení účetnictví, mezd, daňověho poradenství či implementaci ERP systémů. Pro zajištění provozu SM-DATA zpracovává osobní údaje dodavatelů v rámci smluvních vztahů a vedení účetnictví, a dále osobní údaje zaměstnanců související s jejich pracovním poměrem.

Kontaktní údaje

Pokud se na nás budete chtít v průběhu zpracování údajů obrátit, můžete nás kontaktovat na tel. čísle +420 733 537 547 nebo na e-mail: gdpr@smdata.cz.

Prohlašujeme

• Prohlašujeme, že jako správce údajů Vašich osobních údajů splňujeme zákonné povinnosti vyžadované platnou legislativou, zejména zákonem o ochraně osobních údajů a GDPR, a tedy že:budeme zpracovávat Vaše osobní údaje jen na základě platného právního důvodu, a to především zákonné povinnosti, oprávněného zájmu, plnění smlouvy či uděleného souhlasu,
• plníme podle článku 13 GDPR informační povinnost ještě před zahájením zpracování osobních údajů umožníme Vám a budeme Vás podporovat v uplatňování a plnění Vašich práv podle zákona o ochraně osobních údajů a GDPR.

Proč údaje potřebujeme

• Vaše osobní údaje zpracováváme: za účelem splnění právní povinnosti
• pro splnění smlouvy mezi subjektem a SM-DATA,
• se souhlasem subjektu ke zpracování osobních údajů.

Jaké údaje zpracováváme

• v souvislosti s dodávkou našich služeb:

adresní a identifikační osobní údaje – jméno, příjmení, titul, kontaktní adresa, kontaktní telefon, e-mailová adresa, číslo účtu,

Jak s údaji pracujeme

Osobní údaje jsou u nás důsledně chráněny. Zpracování osobních údajů probíhá manuálně i v elektronických informačních systémech, které podléhají fyzické, technické i procedurální kontrole. Za účelem ochrany dat máme nastavené bezpečnostní mechanizmy zahrnující technická, organizační a personální opatření. V návaznosti na účel zpracování jsou osobní údaje subjektů údajů vedeny v informačním systému resp. v evidencích dodavatelů a odběratelů, v účetních a osobních spisech.

Vaše osobní údaje poskytnuté k účelu vedení agendy mezd, účetnictví či daňovém poradenství jsou zpracovány v kanceláři SM-DATA. SM-DATA při zpracování osobních údajů neuplatňuje automatizované rozhodování s využitím výhradně automatických prostředků (aplikace, software, algoritmy apod.).

SM-DATA může zpracovávané osobní údaje subjektu údajů předat třetí osobě na základě zákonného titulu (zejména pro splnění úkolu vyplývajícího z právního předpisu).

Jak dlouho údaje uchováváme SM-DATA uchovává dokumenty obsahující osobní údaje po dobu nezbytně nutnou k zajištění všech práv a povinností plynoucích ze smlouvy, z pracovního poměru a dále po dobu, po kterou je povinen údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů. Tyto doby jsou upřesněny interní normou. Po uplynutí stanovené doby budou dokumenty obsahující Vaše osobní údaje na všech nosičích nevratně zničeny. Jakékoli osobní údaje, které máme k dispozici pouze na základě Vašeho souhlasu s jejich zpracováním, budou uchovávány až do okamžiku, kdy nám oznámíte, že Vámi poskytnutý souhlas odvoláváte.

Vaše práva

V souvislosti s ochranou osobních údajů máte řadu práv:

• právo na informace, které je plněno již touto informační stránkou se zásadami zpracování osobních údajů,
• právu na přístup – kdykoli nás můžete vyzvat a my Vám doložíme ve lhůtě 30 dní, jaké Vaše osobní údaje zpracováváme a proč;
• právo na změnu a doplnění údajů v případě, že se u Vás něco změní nebo shledáte své osobní údaje neaktuální nebo neúplné, máte právo na doplnění a změnu osobních údajů;
• právo na omezení zpracování můžete využít, pokud se domníváte, že zpracováváme Vaše nepřesné údaje, domníváte se, že provádíme
• zpracování nezákonně, ale nechcete všechny údaje smazat nebo pokud jste vznesl námitku proti zpracování;
• právo na výmaz (být zapomenut) – v případě takového požadavku vymažeme veškeré Vaše osobní údaje ze svého systému (nejpozději do deseti dnů);
• právo podat stížnost u Úřadu na ochranu osobních údajů, pokud máte pocit, že s Vašimi údaji nezacházíme v souladu se zákonem. Uvítáme však, pokud nejprve budete o tomto podezření informovat nás, abychom případné pochybení napravili;

Pokud budete chtít některého z těchto práv využít, prosím, kontaktujte nás prostřednictvím e-mailu: gdpr@smdata.cz.

Mlčenlivost

Dovolujeme si Vás ujistit, že zaměstnanci SM-DATA či spolupracovníci (např. dodavatel IT zázemí), kteří budou zpracovávat Vaše osobní údaje, jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení Vašich osobních údajů. Tato mlčenlivost přitom trvá i po skončení závazkových vztahů s námi.

Tyto zásady zpracování osobních údajů platí od 25. května 2018.